건당 300원과 400원, 외주 견적은 어떻게 비교할까?

• 원본 1장을 3개 크기로 저장하면 납품 파일은 3개입니다.
• 상품 1개와 옵션 12행, 이미지 1장과 객체 1개를 구분합니다.
• 두 업체에 같은 원본 수량·작업 내용·출력 규격을 전달합니다.

이미지 작업에서 한 건은 원본 사진 한 장일 수도 있고, 완성된 출력 파일 한 개일 수도 있습니다. 사진 한 장을 세 가지 크기로 저장한다면 원본은 1장이지만 납품 파일은 3개입니다. 견적 단위가 다르면 같은 물량을 맡겨도 청구 수량이 달라집니다.

상품등록도 비슷합니다. 상품 하나에 색상 네 가지와 사이즈 세 가지가 있다면 옵션 조합은 12개입니다. 대표 상품 한 개를 등록하는 비용인지, 옵션 12행까지 입력하고 이미지를 연결하는 비용인지 구분해야 합니다. 라벨링이라면 이미지 한 장과 그 안의 객체 하나를 구분합니다.

요청서 첫 줄을 이렇게 써보세요. ‘원본 이미지 1,000장, 배경 제거 후 지정 규격 2종으로 저장, 파일명 규칙 적용.’ 이 한 줄이 양쪽 견적의 공통 기준이 됩니다.

• A: 300원×1,000장＋규격 변환 12만원＝42만원.
• B: 규격 변환을 포함한 400원×1,000장＝40만원.
• 납기·검수·수정·세금 조건을 맞추고 모르는 비용은 미확인으로 둡니다.

가상의 A업체는 원본 한 장당 300원을 받고 규격 변환에 12만원을 추가합니다. B업체는 같은 규격 변환을 포함해 한 장당 400원을 제시합니다. 두 견적의 검수·수정·납기와 세금 포함 조건도 같다고 가정하면, 계산은 아래처럼 됩니다.

• 물량 × 합의한 단가에 초기 설정비·추가 규격비 등 별도 항목을 더합니다.
• 포함 여부를 모르는 항목은 0원으로 적지 말고 ‘미확인’으로 남깁니다.
• 총액을 비교하기 전에 납기와 검수 범위, 세금 포함 여부를 같은 조건으로 맞춥니다.

• 누가 어떤 항목을 전수 또는 표본으로 확인하는지 적습니다.
• 파일 수·규격과 시각적 품질의 확인 방식을 구분합니다.
• 작업 오류·고객의 기준 변경·추가 작업을 따로 적습니다.

작업자가 자신의 파일을 한 번 확인하는 것과 별도 담당자가 기준표를 대조하는 것은 다른 절차입니다. 일부만 확인하는지, 전체를 확인하는지도 다릅니다. 견적서에 검수라는 단어가 있다고 해서 같은 수준의 작업이라고 보기 어렵습니다.

어떤 항목을 누가 어느 범위까지 보는지 물어보세요. 예를 들어 파일 수와 규격은 전체 확인하고, 시각적인 경계 품질은 합의한 방식으로 검토할 수 있습니다. 중요한 상품 컷과 반복 규격 변환에 같은 검수 방식을 적용할 필요는 없습니다.

수정도 원인을 나누어야 합니다. 합의한 규칙을 잘못 적용한 오류, 고객이 나중에 바꾼 기준, 처음 범위에 없던 추가 작업은 각각 별도로 적습니다. ‘수정 1회’라는 표현만으로는 어느 쪽 비용인지 알기 어렵습니다.

• 시간제는 청구 대상 시간과 예산 상한을 함께 정합니다.
• 자료 대기·내부 교육·작업 오류 수정 시간의 청구 여부를 확인합니다.
• 초기 정액과 반복 건별 비용을 섞을 때 중복 항목을 뺍니다.

완료 단위가 일정한 반복 작업은 건별로 비교하기 편합니다. 결과물의 범위가 정해져 있고 과정 중 작업량을 따로 세기 어렵다면 프로젝트 총액이 이해하기 쉽습니다. 수시로 들어오는 요청처럼 범위가 계속 달라진다면 시간제를 검토할 수 있습니다.

시간제 견적에는 청구 대상 시간과 예산 상한을 함께 적습니다. 자료를 기다린 시간, 내부 교육, 당사 오류를 고치는 시간을 어떻게 취급하는지도 확인할 항목입니다. 시급이 적혀 있어도 총 투입시간을 모르면 전체 비용은 아직 정해지지 않은 셈입니다.

한 프로젝트에서 방식을 섞을 수도 있습니다. 초기 기준 정리는 정액, 이후 반복 처리는 건별로 합의하는 식입니다. 다만 같은 일을 초기 비용과 건별 비용에 중복해서 넣지 않도록 포함 범위를 나눠 적어야 합니다.

• 중복·작업 불가·확인 대기 파일의 청구 여부를 정합니다.
• 어려운 파일은 분리하고 단가·일정 변경 확인 후 진행합니다.
• 견적용 샘플에 일반 유형과 어려운 유형을 함께 넣습니다.

예상 물량 1,000건이 실제로는 700건이 될 수 있습니다. 반대로 원본을 열어보니 처음 샘플보다 손이 많이 가는 파일이 섞여 있을 수도 있습니다. 이런 상황에서는 완료 수량의 정의와 추가 승인 절차가 정산 기준이 됩니다.

중복 파일, 작업 불가 파일, 고객 확인을 기다리는 파일을 완료 수량에 넣을지부터 정합니다. 난이도가 높은 항목을 발견했을 때는 별도 목록으로 분리하고 단가·일정 변경을 확인한 뒤 진행하는 편이 서로 판단하기 쉽습니다.

처음 샘플은 가장 쉬운 것만 고르지 마세요. 자주 나오는 유형과 판단이 어려운 유형을 함께 보여줘야 전체 물량에 적용할 조건을 더 정확히 맞출 수 있습니다.

• 공통 물량·단가·초기 비용·전달 비용·승인 추가비를 나눕니다.
• 총액이 같아도 포함 범위와 수정 조건이 같은지 확인합니다.
• 내부 담당자의 지시서 작성과 검수 부담도 비교합니다.

아래 양식에는 업체별 단가와 공통 물량, 초기 비용, 전달 비용, 승인한 추가 비용을 나누어 적을 수 있습니다. 수식이 있는 칸은 총액을 계산하고, 포함 범위와 수정 조건은 문장으로 비교합니다. 금액표가 같아도 조건표가 다르면 다시 확인할 부분이 남아 있습니다.

세 업체를 모두 채울 필요는 없습니다. 받은 견적 두 개와 현재 내부 처리 방식을 적어보는 데에도 쓸 수 있습니다. 사내 담당자가 지시서를 만들고 결과를 확인하는 부담까지 살펴보면, 회사에 맞는 운영 방식이 더 분명해집니다.